Формой называется объект базы данных, используемый для просмотра, ввода или изменения данных. По сравнению с ручным вводом данных, интерфейс, основанный на формах, позволяет автоматизировать процесс путем добавления в форму функциональных элементов, ввести проверку данных, настроить представление данных для просмотра .
Формы создаются на основе спроектированных баз данных. Access предоставляет разнообразные способы создания форм в зависимости от необходимой функциональности и сложности. Наиболее простой способ создания формы осуществляется при помощи мастера форм . Использование мастера форм позволяет создавать довольно гибкие формы, используя поля из разных таблиц, различные виды форм и стили оформления. На рис. 8 показана сложная форма, созданная из формы, основанной на дочерней таблице «Ведомость ремонта автосцепки», внутрь которой внедрена форма, основанная на родительской таблице «Сведения о заказчике».
Рис. 8. Сложная форма в режиме конструктора
Элементы управления – это объекты пользовательского интерфейса, позволяющие вводить или отображать данные. Элементы управления находятся на вкладке Конструктор в группе Элементы управления.
Использование элементов управления в формах позволяет значительно расширить функциональность форм, а также добавить отображение необходимых данных. В режиме Конструктора форм можно снабдить проектируемую форму заголовком или пояснительным текстом, используя инструмент Надпись. Некоторые поля можно выделить с помощью элементов управления – Линия или Прямоугольник. При распечатке данных всегда полезно знать, когда данные были введены, установить эти параметры можно с помощью кнопки Дата и время .
Другим элементом управления при проектировании форм является Поле со списком. Этот элемент управления применяется, в том случае, когда требуется, чтобы значение поля в таблице не вводилось вручную, а выбиралось из известного списка значений. Как правило, этими списками являются различного рода справочные данные.
Поле со списком создается следующим образом. В режиме конструктора форм выделить правый прямоугольник того поля, которое будет оснащено элементом управления Поле со списком и, щелкнуть правой кнопкой мыши. Откроется меню, из предлагаемого списка следует выбрать Преобразовать элемент > Поле со списком. Далее через опцию свойства необходимо вызвать Окно свойств и находясь на вкладке Данные установить Тип источника строк – Список значений (рисунок 9).В свойстве Источник строк указать список значений в следующем формате – 1001; 1002; 1003; 1004; 1005.
Рис. 9 – Окно свойств поля со списком «Шифр детали»
Созданный элемент Поле со списком позволяет изменять шифр детали, находясь в режиме просмотра форм с автоматическим изменением его значений в связных таблицах.
Если, работая в форме, нужно вывести данные из другой формы или ввести их в другую форму, то можно создать в исходной форме командную кнопку, открывающую поля другой формы. Для создания такой кнопки нужно перейти на вкладку Создание и щелкнуть мышью на элементе управления Кнопка . Удерживая нажатой кнопку мыши, прочертить прямоугольник в том месте, где должна располагаться командная кнопка. Откроется меню Создание кнопок . Далее следует выбрать действие, которое будет выполняться при нажатии кнопки, например для открытия формы, выбрать в списке Категории – Работа с формой, в списке Действия – Открыть форму. Затем щелкнуть на кнопке Далее.
В следующем окне диалога предлагается выбрать открываемую форму из числа ранее созданных форм. Открываемая форма должна быть основана на связанной таблице, имеющей ключевое поле, связанное с ключевым полем таблицы исходной формы. Далее следует установить опцию Текст , ввести текст, который будет на кнопке и нажать кнопку Готово.
Командная кнопка действует следующим образом. После ввода в ключевое поле исходной формы его значения, нажатие этой кнопки выводит на экран подчиненную форму с данными, относящимися к ключевому полю. Подчиненнойназывают форму, вставленную в другую форму. Подчиненная форма создается при помощи кнопки Подчиненная форма , которая расположена на вкладки Конструктор в группе Элементы управления либо путем перетаскивания необходимой формы из области переходов в главную форму.
Отчет , в отличие от таблицы, представляет данные с итоговыми вычислениями; однотипные данные могут быть сгруппированы с выводом промежуточных итоговых сумм для каждой группы. Имея заголовок, верхний и нижний колонтитулы, а также вычисляемые итоги, отчет в распечатанном виде предоставляет больше информации, чем таблица. Основываясь на таблице, отчет может выбирать из нее только необходимые данные за определенный период.
Для создания отчета в Access необходимо на вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть Мастер отчетов.
Мастер отчетов – это средство Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.
В поле этого окна Выбор таблицы/запроса следует выбрать нужную таблицу, на основе которой будет создан отчет, и щелкнуть на кнопке Далее . Затем мастер по созданию отчета предлагает ряд диалогов, с помощью которых можно выбрать вид отчета (например, табличный или колончатый), выводимые поля (все или только некоторые), провести сортировку данных в полях (в алфавитном порядке или в порядке возрастания номеров), выбрать стиль отчета (например, строгий). При ответах в диалогах нужно щелкать на кнопке Далее до тех пор, пока эта кнопка не станет недоступна - значит все вопросы закончились и остается щелкнуть на кнопке Готово .
Готовый отчет можно просмотреть (активен Режим просмотра ). Доработать вид отчета можно в режиме Конструктора отчетов , куда можно перейти из окна База данных , щелкнув на кнопке, Конструктор .
Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области переходов и выберите команду Конструктор .
Изменить свойства отчета, его разделов и входящих в него элементов управления можно в окне свойств. В макет отчета можно добавить поля базовой таблицы или базового запроса из области Список полей . После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей .
Находясь в режиме Конструктора отчетов , можно снабдить проектируемый отчет заголовком (его следует поместить в области Заголовок отчета ), верхним колонтитулом, выводящим заголовки столбцов вверху каждой страницы, (размещается в области Верхний колонтитул ), нижним колонтитулом, выводящим итоговую информацию внизу каждой страницы, (область Нижний колонтитул обычно содержит номер текущей страницы), областью примечаний, где располагается итоговая сумма отчета. На рис. 10 показан отчет в режиме конструктора с организацией итогового поля, подсчитывающего количество записей в поле «Виды неисправностей».
Рис. 10. Окно просмотра отчета в режиме конструктора
Сохранение изменений. Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем выполнять отчет по мере необходимости. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати каждый раз будут включаться текущие данные. Макет отчета можно изменить или создать на его основе другой, похожий отчет.
Сохранение макета отчета. Для сохранения макета отчета необходимо нажать кнопку Microsoft Office , а затем выбрать команду Сохранить или нажать сочетание клавиш CTRL+S . Можно вместо этого нажать кнопку. Сохранить в окне Панель быстрого доступа . Если отчету еще не присвоено имя, необходимо ввести его в поле Имя отчета, а затем нажать кнопку ОК .
Сохранение макета отчета под другим именем. Для сохранения макета отчета под другим именем необходимо нажать кнопку Microsoft Office , а затем выбрать команду Сохранить как . В диалоговом окне Сохранение ввести имя в поле Сохранение объекта в , а затем в поле Как выберите пункт Отчет и нажать кнопку ОК.
Печать отчета. Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае, если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). В программе Access параметры страницы сохраняются вместе с отчетом, поэтому их достаточно настроить один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить
Как и любой объект ccess можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов рекомендуется для создания чернового варианта отчета. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта ccess т. надо просто выбрать объект базы данных Отчет Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета. Режим Конструктор лучше использовать для модификации настройки отчета созданного вчерне с помощью Мастера или Автоотчета.
Поделитесь работой в социальных сетях
Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск
Тема:
СУБД MS Access. Отчеты.
Отчеты, как и формы, являются производными объектами Access, основанными на таблицах или запросах. Формы удобное средство для оперативного просмотра данных, но основное их предназначение обеспечить ввод и редактирование данных. После ввода данных в таблицы с помощью форм, облегчающих ввод, вам может потребоваться вывести данные в систематизированном виде. Для представления данных в удобном и простом для восприятия виде используются отчеты.
- Вывод данных с помощью отчетов.
Общие положения.
Как и любой объект Access, можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов (рекомендуется для создания чернового варианта отчета). Отчет создается на основе таблицы (нескольких таблиц) или запроса. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта Access, т.е. надо просто выбрать объект базы данных Отчет Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета.
При выборе режима Автоотчет можно быстро создать простой отчет. Режим Конструктор лучше использовать для модификации (настройки) отчета, созданного "вчерне" с помощью Мастера или Автоотчета.
Разработка дизайна отчета.
Внешний вид отчетов полностью определяется типом представляемой в них информации. При создании отчета предварительно необходимо продумать, как будут представлены необходимые данные. Планирование и прогнозирование позволит сократить время на последующее редактирование и доводку.
В ходе подготовки необходимо учесть следующие вопросы:
- Для кого предназначен отчет? Какую информацию хочет увидеть пользователь и как она должна быть размещена?
- Какой формат наилучшим образом подходит для этого? Например, можно ли данные разместить в несколько колонок? Сколько будет колонок?
- Требуется ли отразить в отчете промежуточные итоговые значения?
- В отчете должны быть представлены все данные или только итоговые значения?
- Будут ли в отчете использованы заголовок и графические элементы (линии и прямоугольники) для облегчения восприятия отчета?
- Должен ли отчет иметь такой же вид, как и "бумажные" документы, к которым привык пользователь?
Выбор источника данных.
Отчеты используют те же источники записей, что и формы: таблицы и запросы. Выбор (и изменение) источника данных отчета производится так же, как для формы.
Например, при разработке простого отчета-справочника клиентов с указанием адреса и телефона (в базе данных Поставки ) будет использоваться одна таблица Клиенты . Отчет, который должен представлять только часть данных таблицы, будет основан на запросе, осуществляющем выбор записей по определенному критерию, например, по дате. Отчет, содержащий только итоговые данные, будет основан на запросе, содержащем функции Sum или Count . Отчет, содержащий данные из нескольких таблиц базы, проще сделать на основе реляционного запроса.
Использование сгруппированных отчетов.
Отчеты имеют несколько особенностей, отсутствующих в формах: одна из них возможность группирования . Сгруппированный отчет делит данные на полосы в соответствии со значениями полей, выбранных для каждого уровня группировки. Примером группировки является отчет, содержащий сведения о поставках (в базе данных Поставки), сгруппированный сначала по клиентам, а потом для каждого клиента по маркам нефтепродуктов. В отчете допускается наличие до 10 уровней группировки, но крайне редко возникает потребность в более чем трех-четырех уровнях, а чаще всего бывает достаточно одного уровня.
В мастере создания отчетов уточняется, нужна ли группировка. Но еще до запуска мастера можно создать запрос, который будет группировать данные, и на основе этого запроса создать отчет.
Поля, используемые для создания групп отчета, также используются и для сортировки . Например, в группе каждого нефтепродукта можно отсортировать поставки по возрастанию даты. Сортировка является очень полезной возможностью, особенно если отчет основан непосредственно на таблице. Сортировку данных можно определить с помощью диалогового окна Мастера в процессе создания отчета.
- Создание отчетов.
Создание отчета с помощью Мастера отчетов.
Разберем создание простого отчета на основе таблицы в базе данных Поставки . Пусть отчет должен представлять собой счет клиенту за поставленные нефтепродукты (с указанием клиента, названия нефтепродукта, объема поставки, цены продукта, стоимости поставки). Такой отчет лучше составлять на основе запроса с параметром Заказы_Клиент .
Шаг 1: Выбираем режим создания отчета с помощью Мастера на основе запроса С Заказы_Клиент (рис. 5.1). Как и другие мастера Access. Мастер отчетов задает ряд вопросов о создаваемом отчете и строит его, основываясь на ваших ответах.
Рис. 5.1. Выбор запроса, на основе которого создается отчет, и режима создания отчета.
Шаг 2: Задаем поля запроса, которые будут отражаться в отчете (рис. 5.2). Поля могут выбираться из разных таблиц и запросов (используется список Таблицы/запросы).
Рис. 5.2. Окно выбора полей для отчета.
Шаг 3: Выбор уровней группировки.
Задаем группировку по полю Клиент . Это означает, что данные поля Клиент будут расположены в отдельном столбце и отсортированы по возрастанию.
Рис. 5.3. Окно задания группировки
Замечание. Если отчет создается на основе нескольких таблиц, то надо будет задать (перед определением группировки) первичную таблицу для представления данных. При этом сразу создается группировка (которую, впрочем, можно изменить).
Шаг 4: Выбор уровней сортировки. Предлагается до четырех уровней сортировки.
Поскольку на предыдущем шаге была выбрана группировка по полю Клиент , сортировка может быть осуществлена по полю Продукт (можно выбрать из списка в первом окне).
Рис. 5.4. Окно задания сортировки.
Замечание. Если данные имеют числовые поля (количество, стоимость), можно воспользоваться кнопкой Итоги… для задания итоговых вычислений в группе. Например, при составлении списка поставок некоторому клиенту можно задать вычисление суммарной стоимости поставляемых нефтепродуктов (рис. 5.5).
Рис. 5.5. Окно задания итоговых вычислений.
Шаг 5: Для сгруппированных данных Мастер предлагает шесть вариантов (рис. 5.6) расположения вид макета . Расположение групп данных осуществляется по указанным полям с отступом или выравниваем по левому краю. Различия в макетах дело вкуса, а не изменение функциональности. Все макеты практически одинаковы. Любой выбранный макет все равно придется "доводить" в Конструкторе до удобного вида.
Здесь же можно упомянуть виды Автоотчетов:
- в столбец (поля размещаются сверху вниз с границами вокруг каждого поля)
- ленточный (поля размещаются слева направо, имеются заголовки столбцов)
Рис. 5.6. Окно выбора вида макета.
Для примера (счет за поставку нефтепродуктов) выбран макет-ступенчатый.
Шаг 6: Выбор стиля отчета (рис. 5.7). Можно создать собственный стиль и сохранить его.
Рис. 5.7. Окно выбора стиля отчета.
Шаг 7: На последней странице мастера задается имя отчета.
Заданное имя используется также как заголовок отчета в режиме предварительного просмотра.
Замечание. Режим предварительного просмотра отчета аналогичен такому же режиму в Word для просмотра документа перед печатью. Аналогично Word -документу для отчета задаются параметры страницы (поля, ориентация).
Рис. 5.8. Окно указания имени отчета.
Итак, на рис. 5.9 представлен готовый отчет в режиме предварительного просмотра. В таком виде он вполне удобен, но все еще нуждается в дополнительной настройке. Ни один из стандартных макетов не является идеальным.
Рис. 5.9. Окончательный отчет.
- Настройка отчета.
Созданный макет отчета можно модифицировать в режиме Конструктор.
Вид отчета в режиме Конструктор.
Вид отчета Счет (на основе запроса с параметром Заказы_клиент ) в режиме Конструктор представлен на рис. 5.10.
Рис. 5.10. Отчет, созданный мастером.
В общем случае отчет содержит три области: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Заголовок группы, Область данных, Нижний колонтитул и Примечание отчета . Размеры этих областей могут быть изменены путем "перетаскивания" их границ мышью (так же, как границы любого окна).
При создании форм и отчетов используется одна и та же панель элементов, следовательно, в отчет допускается помещение тех же элементов, что и в форму. Однако интерактивные элементы (списки, поля со списком, кнопки, переключатели и т. п.) не подходят для отчетов, хотя флажок вполне можно использовать для представления значений Да/Нет .
В отчетах чаще всего используют надписи (для размещения произвольного текста), текстовые поля (для вывода данных из поля таблицы или результата выражения), разрыв страницы (переход на новую страницу отчета) и декоративные элементы оформления (рисунок , рамка объекта , линия , прямоугольник ).
Настройка отчета.
Можно использовать сгенерированный мастером отчет в первозданном виде (для проверочного прочтения). Но для отчетов, которые предназначены для изучения и дальнейшего использования, рекомендуется выполнить следующие изменения, придающие отчету более элегантный вид. Нет необходимости делать их в каждом отчете, но в большинстве случаев это будет очень разумно.
- Удалите лишние заголовки столбцов полей групп. Если поле выводится под групповым заголовком, заголовок столбца уже не требуется.
- Скорректируйте размеры надписей и текстовых полей для правильного отображения заголовков и данных.
- Измените при необходимости выравнивание текста в элементах управления. По умолчанию Access выравнивает числа по правому краю и текст по левому краю.
- В качестве источника данных используйте выражение, позволяющее комбинировать два или более поля, выводимых в одном текстовом поле (используя знак конкатенации &).
- Укажите формат (и единицы) денежных значений.
- Разместите заголовки столбцов должным образом, чтобы улучшить внешний вид отпечатанного отчета .
- Установите значение Да свойства Не выводить повторы полей области данных.
- Установите значение Да свойства Расширение для элемента управления, содержащего заголовок, а также для любых элементов, содержащих более одной строки данных, что позволит осуществить переход на следующую строку.
- Установите значение Да свойства Сжатие для всех элементов области данных, а также для самой области детализации. Это позволит избежать пустых строк в отчете при опускании повторяющихся данных или при отсутствии данных в поле.
- Установите значение Вся группа свойства Не разрывать в диалоговом окне Сортировка и группировка (рис. 5.15) для того, чтобы группа начиналась на новой странице, если разрыв страницы приходится на середину группы.
Вид модифицированного отчета представлен на рис. 5.11.
Форматирование отчетов.
Как правило, отчеты не требуют дополнительного форматирования, хотя мастер создания отчетов и предлагает несколько вариантов. Так же, как и при работе с формами, можно применить выбранный стиль к отчету (меню Формат Автоформат). Кроме того, выделенный элемент отчета можно отформатировать вручную (например, изменить гарнитуру, размер и цвет шрифта).
При постоянной работе с отчетами одного и того же вида в режиме конструктора можно создать свой шаблон . По умолчанию новый отчет в Access основан на шаблоне Обычный, имеющий белый фон и шрифт Arial размером 8 пт (как и документ Word ).
Иногда в отчетах при печати остаются пустые области данных. Можно использовать элементы управления с объединением (конкатенацией) в одном выражении при указании источника данных текстового поля.
Например, для вывода полного адреса в одной строке можно использовать выражение:
=[Почтовй_код] &"," &[Страна] &","&[Город]
C помощью диалогового окна Формат Автоформат в режиме конструктора можно указать новый формат отчета. Предлагаемые форматы аналогичны тем, которые предлагает мастер создания отчетов.
Рис. 5.11. Отчет, настроенный в Конструкторе.
Характеристики и свойства отчетов.
Отчеты имеют почти такие же свойства, как и формы. Отметим несколько полезных свойств, характерных только для отчетов. Свойства отчетов определяют, например, как будут выглядеть верхние и нижние колонтитулы, или позволяют задать сортировку и группировку данных, выбирать формат столбцов и определять, будет ли подавлен вывод повторяющихся данных.
Для получения справочной информации о любом свойстве необходимо поместить указатель в поле свойства и вызвать справку (клавиша F 1).
Например, для отображения свойств отчета в целом надо выделить отчет
(Правка Выделить отчет) и выбрать команду Вид Свойства (рис 5.12)
Рис. 5.12.Окно свойств отчета.
Для отображения свойств любого другого элемента, надо выделить его и, щелкнув правой кнопкой мыши, выбрать в контекстном меню (рис.5.13) пункт Свойства.
Рис. 5.13. Контекстное меню отчета.
Свойства форматированного отчета.
Свойства форматированного отчета размещены на вкладке Макет (рис 5.10). К этим свойствам относятся:
- Верхний и нижний колонтитулы страницы. Возможные варианты: Все страницы, Без заголовка, Без примечания и Без заголовка/примечания .
- Неразрывная группа . Это свойство предлагает два значения (В столбце и На странице ), позволяющие определить, как будет представлена группа.
Свойства сгруппированных полей.
Свойства сгруппированного поля расположены на вкладке Все (рис. 5.14). Для изменения свойства надо выбрать нужное значение из списка или задать вручную.
Например, чтобы избежать повторения данных в сгруппированных полях, надо установить значение Да свойства Не выводить повторы для выбранного поля.
Рис. 5.14.Окно свойств сгруппированного поля Клиент.
Сортировка и группировка
С помощью диалогового окна Сортировка и группировка (Вид Сортировка и группировка ) можно настроить некоторые свойства группы.
Например, если желательно (и есть возможность) представить группу данных при печати на одной странице, надо установить в диалоговом окне Сортировка и группировка значение Вся группа свойства Не разрывать (рис 5.15).
Рис. 5.15. Диалоговое окно Сортировка и группировка .
Задание нумерации строк в отчете.
Для задания нумерации в отчете (например, позиций счета), надо создать новое свободное поле и в бланке свойств (рис. 5.16) на вкладке Данные установить: Данные = 1 (начало нумерации) и Сумма с накоплением - Для всего при сквозной нумерации всех позиций отчета (или Для группы при своей нумерации в каждой группе).
Рис. 5.16. Окно свойств свободного поля.
Создание почтовых наклеек.
Для создания почтовых наклеек необходимо использовать мастер создания наклеек.
Выполните следующие действия:
Шаг 1 . Выбор мастера наклеек и таблицы-источника данных.
Шаг 2. Выбор размера наклейки.
Шаг 3. Выбор стилевого оформления.
Шаг 4. Выбор полей, помещаемых в наклейку, и задание дополнительного текста.
Шаг 5. Задание порядка вывода (сортировка) наклеек.
Шаг 6. Присваивание имени отчету.
Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм> |
|||
| 9102. | СУБД MS Access. Создание запросов | 811.23 KB | |
| При выполнении обычного запроса запроса на выборку результаты являются динамическим набором данных. При создании макета запроса т. При разработке конкретного запроса допускается любое сочетание базовых операций. Создание запроса на выборку. | |||
| 4445. | Основные объекты СУБД MS Access | 19.85 KB | |
| Access – это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции. | |||
| 9877. | Создание пользовательских баз данных в СУБД Access | 290.11 KB | |
| Создание пользовательских баз данных в СУБД ccess посвящена созданию базы данных для учета и обработки информации по деловой документации предприятия частного бизнеса. Разработанная база данных будет использоваться в делопроизводстве предприятия. Использование данной базы данных позволяет сократить время требуемое на подготовку отчетов уменьшить непроизводительные затраты что дает для частного предприятия прямой экономический эффект... | |||
| 20690. | СУБД Access база данных Музыкальная школа | 448.49 KB | |
| Существует несколько разновидностей систем управления базами данных СУБД одни ориентированы на программистов другие - на обычных пользователей. Она позволяет не прибегая к программированию с легкостью выполнять основные операции с БД: создание редактирование и обработка данных. Microsoft ccess служит удобным инструментом для ввода анализа и представления данных и обеспечивает высокую скорость разработки приложений. | |||
| 9098. | СУБД MS Access. Работа с данными таблицы. Создание форм | 622.88 KB | |
| Правка данных и печать формы. Формы. Процесс создания новой формы аналогичен созданию таблицы т. надо просто выбрать объект базы данных Формы Создать и далее в диалоговом окне Новая форма выбрать режим создания формы. | |||
| 7771. | Бази даних (СУБД Microsoft Office Access 2011) | 147.49 KB | |
| Ліверпуль Ударні Запис БД це рядок таблиці конкретна реалізація значення поняття предметної області. Поле БД це стовпець у таблиці даних властивість атрибут даного поняття предметної області. Записи в таблиці відрізняються значеннями своїх полів. Наприклад для таблиці Склад музичної групи ключовим є поле Код. | |||
| 13839. | Проектирование базы данных нотариальной конторы с использованием технологий СУБД Access | 13.53 MB | |
| Нотариат – один из важнейших институтов правовой системы, призванный способствовать формированию демократического правового государства, в котором надежно защищены права и законные интересы граждан и юридических лиц путем осуществления нотариальных действий. | |||
| 9099. | СУБД MS Access. Назначение, функциональные возможности. Построение простых реляционных таблиц | 343.83 KB | |
| Итак на предыдущей лекции рассмотрены основные принципы фактографических ИС: структурирование данных и построение двумерных таблиц; основы реляционного подхода основы алгебры логики и принципы поиска информации. Создать новую базу данных файл.MDB открыть существующую базу данных файл. ccess многооконное приложение однако в любой момент может быть открыто только одна база данных. | |||
| 7713. | Отчеты о движении денежных средств | 29.5 KB | |
| Отчеты о движении денежных средств МСБУ IS 7 2. Информация о движении денежных средств полезна для пользователей финансовой отчетности поскольку она помогает уценивать потребности компании в денежных средствах и способность создавать денежные средства и эквиваленты денежных средств. Помимо этого пользователям необходимы сведения о времени и определенности создания денежных потоков. Таким образом цель МСФО IS 7 состоит в установлении требований по представлению информации об изменениях суммы денежных средств и их эквивалентов... | |||
| 8062. | Параллельные СУБД | 179.52 KB | |
| Появление параллельных СУБД было вызвано тем фактом что системы с одним процессором оказались не способны удовлетворять растущие требования к масштабируемости надежности и производительности обработки данных. Применение параллельных СУБД позволяет объединить несколько маломощных машин для получения такого же уровня производительности как и в случае одной но более мощной машины с дополнительным выигрышем в масштабируемости и надежности системы по сравнению с однопроцессорными СУБД. К ним относятся: системы с разделением памяти;... | |||
Отчеты, как и формы, являются производными объектами Access, основанными на таблицах или запросах. Формы – удобное средство для оперативного просмотра данных, но основное их предназначение – обеспечить ввод и редактирование данных. После ввода данных в таблицы с помощью форм, облегчающих ввод, вам может потребоваться вывести данные в систематизированном виде. Для представления данных в удобном и простом для восприятия виде используются отчеты. Вывод данных с помощью отчетов. Общие положения. Как и любой объект Access, можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов (рекомендуется для создания чернового варианта отчета). Отчет создается на основе таблицы (нескольких таблиц) или запроса. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта Access, т.е. надо просто выбрать объект базы данных Отчет – Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета.
Для защиты БД Ассеss использует файл рабочих групп systеm.mdw (рабочая группа - это группа пользователей, которые совместно используют ресурсы сети), к которому БД на рабочих станциях подключаются по умолчанию. Файл рабочих групп содержит учётные записи пользователей и групп, а также пароли пользователей. Учётным записям могут быть предоставлены права на доступ к БД и её объектам, при этом сами разрешения на доступ хранятся в БД. Для обеспечения защиты БД Ассеss необходимо создать рабочую группу, используя файл - администратор рабочих групп wrkgаdm.еxе. При создании уникальной рабочей группы задается имя пользователя, название организации и код рабочей группы. Файл рабочей группы MS Ассеss содержит следующие встроенные учётные записи: 1. Аdmins - стандартная учётная запись пользователя. Данные записи являются одинаковыми для всех экземпляров Мs Ассеss; 2. Аdmin - учётная запись группы администратора - является уникальной в каждом файле рабочей группы; 3. Usеrs - содержит учётные записи пользователей. Для создания файла рабочих групп необходимо выйти из Ассеss и в папке systеm или systеm32 в каталоге windоws найти файл рабочей группы и создать новую рабочую группу (может быть до 20 цифровых или буквенных обозначений). Группа Аdmins может содержать произвольное число пользователей, но владелец объекта всегда один (владельцем объекта может быть учётная запись, которая создавала объект или которой были переданы права на его использование). Так как чтение записи Аdmin возможно для всех рабочих групп и данные учётные записи являются одинаковыми, то пользователя АDМIN необходимо удалить из группы администраторов, для чего следует создать новую учётную запись администратора и задать пароль на его учётные записи и на учетные записи владельца. Зашифровать и дешифровать базу данных могут только её владелец и члены группы Admins. Для шифрования Jet использует алгоритм RSA (назван по первым буквам фамилий его изобретателей: Rivest, Shamir, Adelman) с ключом на основе идентификатора рабочей группы. У шифрования базы данных имеется два негативных побочных эффекта. Во-первых, снижается её быстродействие - по оценкам Microsoft, процентов на 10-15. Во-вторых, зашифрованную базу данных нельзя сжимать такими программами, как PKZip, LHA, Stacker и DriveSpace. Точнее, сжимать можно, только в этом нет смысла - её размер уменьшится незначительно. Разграничение прав доступа пользователей Разрешения к доступу называются явными, если они принадлежат или присвоены учётной записи пользователя.
Пример создания защиты данных в MS Access:
Рис.4 Создание защиты данных
Создание отчетов в СУБД MS Access. Оформление отчетной документации по MS Access. Защита проектов по СУБД MS Access.
Система безопасности БД должна обеспечивать физическую целостность БД и защиту от несанкционированного вторжения с целью чтения содержимого и изменения данных. Защита БД производится на двух уровнях: - на уровне пароля; -на уровне пользователя (защита учетных записей пользователей и идентифицированных объектов). Для защиты БД Ассеss использует файл рабочих групп systеm.mdw (рабочая группа - это группа пользователей, которые совместно используют ресурсы сети), к которому БД на рабочих станциях подключаются по умолчанию. Файл рабочих групп содержит учётные записи пользователей и групп, а также пароли пользователей. Учётным записям могут быть предоставлены права на доступ к БД и её объектам, при этом сами разрешения на доступ хранятся в БД. Для обеспечения защиты БД Ассеss необходимо создать рабочую группу, используя файл - администратор рабочих групп wrkgаdm.еxе. При создании уникальной рабочей группы задается имя пользователя, название организации и код рабочей группы. Файл рабочей группы MS Ассеss содержит следующие встроенные учётные записи: 1. Аdmins - стандартная учётная запись пользователя. Данные записи являются одинаковыми для всех экземпляров Мs Ассеss; 2. Аdmin - учётная запись группы администратора - является уникальной в каждом файле рабочей группы; 3. Usеrs - содержит учётные записи пользователей. Для создания файла рабочих групп необходимо выйти из Ассеss и в папке systеm или systеm32 в каталоге windоws найти файл рабочей группы и создать новую рабочую группу (может быть до 20 цифровых или буквенных обозначений).
Пример создания отчетов в MS Access:
Рис.5 Создание отчетов
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На учебной практике УП 04.01. и УП 04.02. мною были закреплены знания по дисциплинам: МДК 04.01. «Работа с аппаратным обеспечением ЭВМ и ПК» и МДК 04.02. «Работа с программным обеспечением ЭВМ и ПК». Мною был повторен такой материал, как: внешняя архитектура компьютера, подключение устройств, настройка программ и интерфейсов, работа с программами- редакторами и др.
На практике были изучены и расписаны следующие темы:
1. Создание презентации
1. Основные сведения об отчетах.
2. Средства СУБД MS Access для создания отчетов.
3. Создание отчета в режиме Конструктор.
3.1. Настройка параметров страницы отчета
3.2. Структура отчета
3.3. Форматирование отчета
Для получения печатного документа в СУБД MS Access предусмотрено несколько возможностей:
Печать таблицы в режиме таблицы (вывод всех записей или записей удовлетворяющих условиям фильтрации в табличном виде);
Печать набора записей запроса в режиме таблицы;
Печать формы в режиме формы или в режиме таблицы;
Печать отчета.
1. Основные сведения об отчетах
Отчет – настраиваемое диалоговое окно, позволяющее организовать форматированное представление данных, предназначенное для вывода на экран, принтер или в файл. В СУБД MS Access отчеты являются объектами базы данных.
Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать, отчеты обладают 2-мя принципиальными преимуществами:
– предоставляют широкие возможности для группировки, сортировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов записей (вычисления можно производить в разрезе группы, нескольких групп и по отчету в целом);
– позволяют осуществлять вывод данных в виде, приближенном к стандартным бланкам документов.
Этапы создания отчета.
На первом этапе разрабатывается на бумаге макет будущего отчета. При этом, указывается: из какой таблицы или запроса необходимо отображать данные, определяются уровни группировки и сортировки данных, какие поля должны быть представлены в отчете и какие элементы управления будут использовать для отображения данных, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы будут использоваться для придания отчету профессионального вида.
На следующем этапе происходит конструирование отчета средствами СУБД.
2. Средства СУБД MS Access для создания отчета
Для создания нового отчета в СУБД MS Access необходимо перейти в окне базы данных на вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать . В появившемся диалоговом окне Новый отчет (рис.10.1) выбрать средство создания отчета.
Все средства, перечисленные в списке диалогового окна Новый отчет , можно разделить на три основные группы:
– средства автоматического создания отчетов (Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный);
– мастера создания отчетов (Мастер отчетов, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки);
– конструктор создания отчетов.
Рис.10.1. Диалоговое окно Новый отчет
Средства автоматического создания отчетов позволяют на основе выбранного источника данных: таблицы или запроса, создать отчет соответствующего вида.
Мастера создания отчетов позволяют создавать отчеты в режиме диалога с пользователем. С помощью мастеров можно сформировать источник данных для отчета, выбрать вид представления данных, определить поля для группировки, сортировки и подведения итогов, выбрать итоговые функции по группе, определить макет отчета и стиль оформления, а также задать имя отчета.
Конструктор отчетов является основным средством позволяющим создавать отчеты любой сложности вручную. Вид отчета и его содержание зависят от квалификации разработчика отчета.
Обычно для создания прототипа отчета используются автоматические средства создания отчетов или мастера, а уже в конструкторе отчетов вид отчета доводится до профессионального вида.
Работа с отчетами может происходить в трех режимах: в режиме , в режиме и в режиме .
Режим предназначен для формирования отчета и вывода всех данных из источника записей на экран, режим предназначен для быстрого формирования отчета на основе механической подстановки данных из нескольких записей источника данных (критерии выборки и сортировки игнорируются), режим предназначен для создания и изменения структуры отчета. Для изменения режима работы с отчетом можно воспользоваться кнопкой Вид на панели инструментов Конструктор отчетов или аналогичной командой меню Вид .
3. Создание отчета в режиме Конструктор
Для создания отчета в режиме необходимо выполнить следующие действия:
1. Настроить параметры страницы.
2. Выбрать или создать источник записей для отчета.
3. Определить уровни группировки и сортировки.
4. Разместить поля источника записей в отчете.
5. Добавить вычисляемые и свободные элементы управления.
6. Настроить свойства элементов управления и разделов отчета.
7. Отформатировать отчет с целью придания профессионального вида.
3.1. Настройка параметров страницы отчета
Основное назначение отчета – вывод на печать информации из базы данных в форматированном виде (приближенном к бланку бумажного документа). Поэтому прежде чем конструировать отчет (размещать в отчете элементы управления) необходимо настроить параметры страницы отчета (выбрать принтер, определить размер листа и его ориентацию, установить размеры полей и т. п.).
При физическом отсутствии принтера необходимо установить принтер программно с помощью команды операционной системы Пуск | Настройка | Принтеры | Установка принтера .
Для настройки параметров страницы отчета необходимо выполнить команду Файл | Параметры страницы … . Диалоговое окно Параметры страницы представлено на рис.10.2.
вкладка Страница (а) вкладка Поля (б)
Рис.10.2. Диалоговое окно Параметры страницы
Параметры страницы настраиваются для каждого отчета.
Если существует возможность вывода отчетов на различные принтеры, то в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Страница можно выбрать необходимый тип принтера. Диалоговое окно Выбор принтера представлено на рис.10.3.
Рис.10.3. Диалоговое окно Выбор принтера
От типа выбранного принтера зависят другие параметры страницы (см. рис.10.2): максимальный формат и размер бумаги, минимальные размеры полей, тип подачи бумаги.
От типа выбранного принтера и настройки его свойств зависит цветность отчета: вывод в цветном или черно-белом варианте.
3.2. Структура отчета
Структура отчета в режиме представлена на рис.10.4. Любой отчет имеет следующие разделы:
– заголовок отчета (выводится только на 1-м листе отчета (титульном листе) и может содержать наименование отчета, логотип фирмы, юридический адрес предприятия и т. п.);
– верхний колонтитул (выводится в верхней части каждой страницы и может содержать заголовки, дату печати, номер страницы и т. п.);
– область данных (предназначена для вывода полей из запроса или таблицы – источника записей для отчета);
– нижний колонтитул (выводится в нижней части каждой страницы и может содержать заголовки, дату печати, номер страницы и т. п.);
– примечание отчета (выводится только на последнем листе отчета и может содержать итоговые расчеты, выводы по отчету и т. п.).
Из всех перечисленных разделов обязательным является раздел – область данных.
Разделы заголовок отчета и примечание отчета отображаются/скрываются в окне одновременно. Такой же принцип отображения/скрытия и у разделов верхний и нижний колонтитул (см. рис.10.4).
При группировке записей в окно отчетов (см. рис.10.4) могут быть добавлены для каждой группы, а в отчетах можно определить до 10 уровней группировки и сортировки, независимо следующие разделы:
– заголовок группы (выводится в начале каждой новой группы и может содержать поле, по которому проводится группировка);
– примечание группы (выводится в конце каждой группы и может содержать итоговые значения по группе).
Высоту области любого раздела отчета можно изменять с помощью мыши, перетаскивая нижнюю часть раздела вверх или вниз.
Ширину отчета настраивают исходя из выбранного размера бумаги, ориентации листа и размеров печатных полей.
Пример определения ширины отчета для бумаги формата А4 представлен в таблице 10.1.
Таблица 10.1
Ширина отчета не должна превышать расчетного размера, т. к. информация, выводимая в отчете, будет разорвана на нескольких страницах.
Изменить ширину отчета можно с помощью мыши, перетаскивая правую границу отчета влево или вправо.
Также как и в форме, в любой раздел отчета можно вставлять различные элементы управления: присоединенные, вычисляемые и свободные. Выражения в вычисляемых полях отчета формируются по тем же правилам, что и для форм:
= [Цена] * [Количество]
SUM([Стоимость]
Фамилия & " " & Left(Имя; 1) & "."
С помощь элемента управления Подчиненная форма/отчет в главный отчет можно внедрять подчиненные отчеты.
Для каждого элемента управления, раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства.
Сформированный отчет Бланк заказа в режиме и режиме представлен на рис.10.5.
Рис.10.5. Отчет Бланк заказа в режиме Конструктор (а) и в режиме Предварительный просмотр (б)
Рис.10.6. Окно свойств поля ПорядковыйНомер
Для вывода каждой группы (бланка заказа) на отдельной странице необходимо установить в окне свойств раздела Примечание группы "КодЗаказа" на вкладке Макет значение свойства Конец страницы : После раздела (рис.10.7).
Рис.10.5. Окно свойств раздела ПримечаниеГруппы1
3.3. Форматирование отчета
Одним из элементов окна отчетов является панель инструментов Формат форма/отчет , содержащая кнопки и раскрывающиеся списки, облегчающие выбор параметров форматирования (цвета, шрифта, толщины линий, способа выравнивания и т. п.).
Под форматированием понимается и размещение элементов управления в разделах отчета, выравнивание элементов управления, изменение размеров элементов управления, установка интервалов между элементами управления. Для выполнения эти операций можно использовать мышь или воспользоваться командами меню Формат (Выровнять … , Размер … , Интервал по вертикали … и Интервал по горизонтали … ).
Для более быстрого выполнения операций по форматированию отчета можно настроить панель инструментов Формат форма/отчет , скопировав на нее кнопки из меню Формат .
Цель занятия. Изучение информационной технологии создания запросов и отчетов в СУБД Access.
Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте созданную вами БД «Моя пустая база данных».
Задание 25.1. Расчет суммарного значения поля.
Порядок работы
1. В таблице «Студенты» с помощью запроса подсчитайте суммарное значение по полям Стипендия и Надбавка.
2. Для расчета суммарного значения полей создайте запрос в Конструкторе и в бланке запроса выберите поля Стипендия и Надбавка.
Рис. 25.1. Расчет суммарного значения по полям Стипендия и Надбавка
3. Нажмите кнопку Групповые операции (X) на панели инструментов. В появившейся строке «Групповые операции» бланка запроса из раскрывающегося списка выберите функцию Sum (рис. 25.1). Запустите запрос на исполнение. Сохраните запрос под именем «Запрос –Сумма».
Создайте по таблице «Студенты и задания» запрос на выборку всех студентов, которым надо представить курсовые работы (конечная дата) с 01.05.04 по 25.05.04 (рис. 25.2). Задайте сортировку по Начальной дате по возрастанию. Сохраните запрос под именем «Запрос – Итог».
Краткая справка. При наборе условия используется логический оператор AND. Условие данного запроса имеет вид
> = 01.05.04 AND < = 25.05.04.
Выведите в запросе всех студентов с сортировкой по фамилиям, обучающихся по специализации «бухгалтер» и проживающих в Москве (рис. 25.3). Сохраните запрос под именем «Бухгалтер – Москва».
Рис. 25.3. Выбор по Адресу и Специализации с сортировкой по Фамилии
Краткая справка. Отчет – это объект базы данных, предназначенный для вывода (на экран, принтер или в файл) информации из БД.
Задание 25.4. Создание автоотчета.
Создайте автоотчет в столбец по таблице «Студенты».
Краткая справка. После выбора источника записей и макета (в столбец, ленточный) автоотчет создает отчет, который использует все поля источника записей и применяет последний использованный автоформат.
Рис. 25.4. Создание автоотчета в столбец
Выберите объект базы – Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета – «Автоотчет: в столбец» (рис. 25.4).
Краткая справка. При выборе вида автоотчета помните, что в ленточном отчете названия полей расположены в строку, как в таблице. На каждой странице размещаются несколько записей, что удобно при просмотре и сравнении данных. Однако не все поля могут поместиться в одной строке, поэтому ленточный автоотчет неудобно использовать при большом числе полей.
В качестве источника данных выберите таблицу «Студенты». Нажмите кнопку ОК и дождитесь окончания работы мастера создания автоотчетов.
Просмотрите отчет в режиме Предварительный просмотр (Файл/Предварительный просмотр).
Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как выглядит отчет в этом режиме.
Сохраните отчет под именем «Студенты».
Задание 25.5. Создание отчета по таблице «Студенты и задания» с помощью мастера создания отчетов.
Краткая справка. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.
Выберите объект базы – Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета «Мастер отчетов». В качестве источника данных выберите таблицу «Студенты и задания», выберите все поля, задайте сортировку по полю Описание задания, вид макета – в столбец.
Примерный вид отчета приведен на рис. 25.5. Сохраните отчет под именем «Студенты и задания».
Рис. 25.5. Вид отчета в столбец
Дополнительные задания
Задание 25.6. В той же БД в таблице «Студенты» создать новое поле «Студент работает» с логическим типом поля.
Создайте запрос на выборку работающих студентов. При создании запроса в строке отбора поля Студент работает введите «Да».
Краткая справка. Для создания поля с логическим типом откройте таблицу «Студенты» в режиме Конструктор (рис. 25.6). После этого введите имя поля и задайте логический тип поля.
Затем перейдите в обычный вид таблицы и заполните данными созданное поле таблицы, отметив мышью примерно половину студентов как работающих (вы увидите в поле галочку).
Рис. 25.6. Задание логического типа поля
Задание 25.7. По данным таблицы «Студенты» создать запрос на выборку неработающих студентов, обучающихся по специализации «технолог».
Практическая работа 26