База данных (БД) - это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.
Для облегчения работы с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS - Database Management System) - специальные пакеты программ, обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают сохранность и перемещение данных, а также возможность их использования другими программными средствами. В настоящее время большинство экономических и информационно-справочных программных комплексов реализовано на основе применения той или иной СУБД.
Прикладная программа Microsoft Access 2007 предназначена для создания базы данных . В Access 2007 используются логически связанные таблицы, состоящие из однотипных записей. СУБД Microsoft Access 2007 обеспечивает удобное и надежное управления данных, которые хранятся в таблицах.
В MS Office Access 2007 представлено несколько новых расширений файлов:
accdb – расширение файла нового формата MS Office Access 2007. Заменяет файлы с расширением mdb;
accde – расширение файлов MS Office Access 2007, которые работают в режиме исполнения. В accde-файлах удален весь исходный код. Работающий с accde-файлом может только выполнять код VBA, но не может изменять его. Файлы accde пришли на смену файлам с расширением mde;
accdt – расширение файлов шаблонов баз данных MS Office Access 2007;
accdr – новое расширение файлов, позволяющее открывать базу данных в режиме выполнения.
Суть создания базы данных в Microsoft Access 2007 состоит в том, что сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить таблицы новой базы данных. MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных. Под целостностью данных понимается система правил Microsoft Access, позволяющих при изменении одних объектов автоматически изменять все связанные с ними объекты и обеспечивать защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.
Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в БД и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.
БД можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов. Templates не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными.
При запуске прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница "Приступая к работе с Microsoft Access 2007".
Office Access 2007 - Приступая к работе
При создании базы данных на основе шаблонов можно выбрать требуемый вариант на странице "Приступая к работе с Microsoft Access 2007" из "Категории шаблонов" или шаблоны "Из Microsoft Office Online". При выборе, например шаблона Факультет в категории Локальные templates, справа в окне приложения появится описание БД. Ниже, в текстовом поле указано имя файла: Факультет.accdb и пиктограмма папки, с помощью которой можно сохранить файл в требуемую директорию (по умолчанию указана папка Мои документы).
Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить. Затем надо щелкнуть на кнопке Создать. В результате появится окно базы данных Факультет: база данных (Access 2007) - Microsoft Access. В области редактирования будет отображаться Список факультета, который необходимо заполнить. Если область переходов закрыта, то ее необходимо открыть, нажав клавишу F11 или щелкнув на кнопке "Открыть/закрыть границу области переходов".
Тем пользователям, которые ранее использовали офисные приложения от фирмы Microsoft, придется переучиваться. Предстоит забыть старые образы панелей инструментов и освоить новое понятие Ribbon - Лента.
В этой главе даны начальные сведения о системе управления базами данных (СУБД) Microsoft Access. Вы познакомитесь со следующими вопросами:
- назначение Access;
- создание базы данных и таблицы;
- ввод данных в таблицу, ее редактирование и форматирование;
- связи между таблицами в базе данных.
Access является одной из самых популярных настольных систем управления базами данных (СУБД), которая может работать с текстовыми файлами, с электронными таблицами и базами данных наиболее популярных форматов.
База данных хранит совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Она помогает нам упорядочить информацию по различным признакам и позволяет быстро делать выборку с произвольным сочетанием признаков. В качестве данных может использоваться любая информация, хранящаяся на диске компьютера: сочетания символов, слова, файлы, рисунки, объекты и т.д. Методы ввода и хранения данных определяют структуру базы данных.
Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде таблицы. Его можно использовать для анализа данных, для создания динамических веб-страниц, в которых автоматически будут отображаться изменения данных. С его помощью можно создавать приложения баз данных, например приложения клиент/сервер.
- Access может работать в качестве:
- автономной СУБД для настольных систем;
- СУБД для файлового сервера;
- как интерфейсный клиент для связи с серверными СУБД масштаба предприятия, например, с Microsoft SQL Server.
Access 2003 представляет собой мощную платформу для создания настольных приложений и приложений клиент/сервер уровня подразделения или целого предприятия.
Access 2003 позволяет преобразовывать базы данных Microsoft Access в формат Microsoft SQL Server, предоставляет двухстороннюю поддержку XML. Для интеграции инструментария Access с базами данных MS SQL используются быстродействующие средства доступа к базам данных на основе интерфейса OLE-DB.
Расширения файлов, используемых в Access
Access хранит все данные в одном файле, несмотря на то, что они могут быть распределены по разным таблицам. Таблицы с данными, их индексы, формы, отчеты хранятся в файлах с расширением.mdb (Microsoft Access database ). Закрытый формат файлов с расширением.mde позволяет не включать исходный код VBA в распространяемые приложения Access. Файлы,adp (Microsoft Access .project ) обеспечивают подключение к интегрированным хранилищам данных SQL Server 2000 через соединение OLE DB, что позволяет создавать полноценные приложения, имеющие архитектуру клиент/сервер.
По умолчанию в Access используются файлы с расширением.mdb. Этот формат позволяет разработчикам сохранять файлы как *.mde или *.ade. При этом любой код Visual Basic компилируется, и исходный код исключается как из файла базы данных Access (.MDB), так и из файла проекта Access (.ADP), что обеспечивает более надежную защиту.
Запуск Access и завершение работы с программой
Для завершения работы с приложением выберите команду Выход (Exit) в меню Файл (File). Другие варианты запуска программы и завершения работы с ней рассмотрены в главе 1 в разделах "Различные способы запуска приложений Microsoft Office" и "Закрытие документа и выход из программы Microsoft Office".
В большинстве настольных СУБД каждая таблица базы данных хранится в отдельном файле, который содержит и служебную информацию и данные в соответствующем формате. К служебной относится информация, описывающая структуру файла, например имена и типы данных полей таблицы, число записей в файле, длина файла и т. д.
В отличие от других СУБД, Microsoft Access хранит все объекты (кроме страниц доступа к данным) в одном файле с расширением mdb. Кроме того, MDB-файл включает набор системных таблиц, которые содержат всю необходимую информацию об объектах базы данных, в том числе информацию о расположении и параметрах присоединенных таблиц других форматов. По умолчанию системные таблицы не выводятся в окне базы данных Access 2002. Чтобы получить доступ к этим таблицам, необходимо изменить один из параметров Access. Для этого нужно выбрать команду Сервис, Параметры (Tools, Options), раскрыть вкладку Вид (View) диалогового окна Параметры (Options) и в группе Отображать (Show) установить флажок Системные объекты (System Objects). Системные таблицы Access имеют доступ только на чтение, поэтому они не могут модифицироваться пользователем.
Ниже описаны форматы файлов баз данных, которые могут быть присоединены или импортированы Access 2002.
- Таблицы предыдущей версии Access 2000 (MDB) обрабатываются совершенно аналогично таблицам Access 2002. Они не требуют от пользователя специальных усилий по импорту и открываются так же, как таблицы Access 2002. Отличие будет состоять только в том, что после названия открытого файла в заголовке окна базы данных в скобках появится надпись: Формат Access 2000 (Access 2000 format file).
- Таблицы dBASE III, III+, IV, 5 и 7 (DBF), файлы полей типа MEMO (DBT), индексные файлы dBASE III (NDX) и индексные файлы dBASE IV (MDX).
Замечание
Драйверы ISAM, входящие в стандартную поставку Microsoft Office в составе компонента Microsoft Data Access Component (MDAC) 2.1 и выше, обеспечивают доступ к файлам формата DBF только на чтение. Чтобы иметь доступ на чтение и запись, требуется установить Borland Database Engine (BDE) 4.x или выше. Существуют также драйверы от фирмы Microsoft, которые обеспечивают доступ на чтение и запись и не требуют установки BDE, но для этого необходимо обратиться в службу Microsoft Technical Support.
Формат файлов таблиц и индексов dBASE III и dBASE IV является стандартным для систем управления базами данных, работающих на персональных компьютерах. Система управления базами данных Access 2002 позволяет присоединять индексные файлы форматов NDX и MDX. При изменении присоединенной проиндексиро-ванной таблицы dBASE Access автоматически обновляет индексные файлы.
Замечание
Наличие индексных файлов NDX (dBASE III), MDX (dBASE IV) необязательно. Тем не менее, если эти файлы доступны, лучше их использовать. В противном случае при изменении присоединенной таблицы dBASE эти изменения не отражаются в индексном файле, что может вызвать ошибки при попытке использования проиндексированных таблиц, измененных в Access, в приложениях dBASE.
Если импортируемый файл dBASE содержит поля типа MEMO, то необходимо, чтобы файлы с данными этих полей (DBT) были доступны, т. е. они должны находиться в той же папке, что и сама таблица. Если Access 2002 не удается найти файл DBT, то присоединение или импорт данных из такой таблицы вызовет ошибку. При экспорте данных из таблицы Access 2002, содержащей поле типа MEMO, в таблицу формата dBASE автоматически создается файл DBT и ему присваивается то же имя, что и файлу таблицы.
- Табличные (DB) и индексные (РХ) файлы Paradox 3.x, 4.x и 5.0.
Access 2002 позволяет присоединять табличные и индексные файлы Paradox 3.x и 4.x для MS-DOS, а также Paradox для Windows 5.0 и 8.0. При обновлении данных в таблице Paradox из Access индексный файл должен быть доступен наряду с файлом таблицы. В процессе присоединения таблицы Access 2002 автоматически присоединяет и индексный файл (если он существует).
Все дополнительные файлы, используемые при импорте или присоединении таблиц баз данных, должны быть размещены в одной папке с таблицей. Стоит также заметить, что большинство приложений, работающих с файлами таблиц и индексов, ис-
пользуют для этих файлов стандартные расширения, приведенные выше, хотя это и не является обязательным. Поэтому определение конкретного формата файла таблицы базы данных иногда может оказаться нетривиальным.
The .accdb file format that was introduced in Access 2007 offers many benefits that are unavailable in earlier file formats. If you are upgrading to from a version of Access prior to Access 2007, you may have databases files that use an .mdb file format. In most cases, you should save these databases using the .accdb file format . You can keep a copy of the original .mdb file to help you verify that the transition went well.
This article explains the benefits of the .accdb file format, reasons why you might want to use an .mdb file format, and how to convert a database to the new file format.
In this article
The .accdb file format
Starting with Access 2007, .accdb is the default Access file format. The .accdb file format supports a number of newer features, such as calculated fields and attachments. However, there are some circumstances in which the .accdb file format might not be the right choice.
Features provided by the .accdb file format
Multivalued fields A multivalued field is a kind of lookup field that lets you store more than one value per record. For example, suppose you need to assign a task to several employees. In an .accdb file, you can create a multivalued field to store which employees are assigned to the task. The employees" names can be selected from a table or a list of values.
Multivalued fields make it easy to select and store more than one choice, without having to create a more advanced database design. Multivalued fields are also important for integration with SharePoint, because SharePoint lists also support multivalued fields.
Attachment data type The Attachment data type lets you easily store all types of documents and binary files in your database while helping you keep the database file under the 2GB file size limit – attachments are automatically compressed. A record can have multiple attachments, but there can only be one attachment field per table.
Better integration with SharePoint and Outlook The .accdb file format support SharePoint and Outlook security requirements that aren’t supported by .mdb files. This makes it possible to integrate Access more fully with SharePoint and Outlook.
Improved encryption You can choose to set a database password and encrypt the contents of your database. When you do so using the .accdb file format, by default Access uses the Windows Crypto API to encrypt the data. Third-party encryption tools can also be used.
Long Text (Memo) field history tracking Long Text (Memo) fields are useful for storing large amounts of information. When you use the .accdb file format, you can set a property (AppendOnly ) that forces Access to retain a history of all changes to a Long Text (Memo) field. You can then view a history of those changes. This feature also supports the versioning feature in SharePoint so that you can use Access to track changes in multiple lines of a text field that is stored in a SharePoint list (provided that the field has the Append Changes to Existing Text option set to Yes ).
Calculated data type Beginning in Access 2010, the .accdb file format supports the use of a Calculated data type. You can use the Calculated data type to store the results of an expression that you define.
The .mdb file formats
Before the .accdb file format was introduced in Access 2007, Access file formats used the .mdb file extension. There are multiple different versions of the .mdb file format.
You can still open some .mdb files. If the file is stored in the Access 2002-2003 or Access 2000 file format, you can open it and use it normally. However, you cannot take advantage of features that require the .accdb file format.
If you rely on features that aren’t available in an .accdb file, don’t convert the file – leave it as an .mdb file.
.mdb file features that aren’t available in an .accdb file
Mixed-version environment The .accdb file format cannot be opened –or even linked to –using versions of Access prior to Access 2007. If there are people in your organization who have an earlier version of Access, you should consider whether using an .mdb file is a better option. But don’t forget – you can use an Access app or a web database in a web browser, regardless of whether Access is even installed.
Database replication You can’t use replication in an .accdb file. If your Access solution uses the replication feature, you will need to re-create the solution without replication if you want to use the .accdb file format.
User-level security The .accdb file format doesn’t support user-level security, a feature that provides a way to help people see just what they need to see. User-level security is no longer effective for data security, as its security method is now obsolete and easily compromised. However, user-level security can improve usability by keeping things simple for people – for example, if someone has no business reason to use a particular form, you could hide the form from them. If you have an Access solution that relies on user-level security to improve usability, you might want to keep using the .mdb file format so you can keep using your solution as-is.
Converting to the new file format
To convert an .mdb file to the .accdb file format, open the file and then save it in the .accdb file format.
Important: The following procedure is for .mdb files created in Access 97, Access 2000, Access 2002 or Access 2003.
First, open your database:
Click the File tab.
On the left, click Open .
In the Open dialog box, select and open the database that you want to convert.
Now, convert your database:
Click the File tab.
On the left, click Save As .
Under File Types , click Save Database As .
On the right, under Database File Types , click Access Database .
In the Save As dialog box, in the File name box, enter a file name or use the file name supplied.
Click Save .
A copy of the database is created in the .accdb file format.
Форматы данных
Форматы данных определяют способ хранения информации на жестком диске, а также механизм ее обработки. Модели данных и форматы данных определенным способом взаимосвязаны.
Существует большое количество форматов данных. Можно отметить, что во многих ГИС поддерживаются основные форматы хранения растровых данных (TIFF, JPEG, GIF, BMP, WMF, PCX), а также GeoSpot, GeoTIFF, позволяющие передавать информацию о привязке растрового изображения к реальным географическим координатам, и MrSID - для сжатия информации. Наиболее распространенным среди векторных форматов является - DXF.
Все системы поддерживают обмен пространственной информацией (экспорт и импорт) со многими ГИС и САПР через основные обменные форматы: SHP, E00, GEN (ESRI), VEC (IDRISI), MIF (MapInfo Corp.), DWG, DXF (Autodesk), WMF (Microsoft), DGN (Bentley). Только некоторые, в основном отечественные системы, поддерживают российские обменные форматы - F1M (Роскартография), SXF (Военно-топографическая служба).
Довольно часто для эффективной реализации одних компьютерных операций предпочитают векторный формат, а для других растровый. Поэтому, в некоторых системах реализуются возможности манипулирования данными в том и в другом формате, и функции преобразования векторного в растровый, и наоборот, растрового в векторный форматы.
Базы данных и управление ими
Совокупность цифровых данных о пространственных объектах образует множество пространственных данных и составляет содержание баз данных.
База данных (БД) - совокупность данных организованных по определенным правилам, устанавливающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными
Создание БД и обращение к ней (по запросам) осуществляется с помощью системы управления базами данных (СУБД).
Логическая структура элементов базы данных определяется выбранной моделью БД. Наиболее распространенными моделями БД являются иерархические, сетевые и реляционные и объектно-ориентированные.
Иерархические модели представляют древовидную структуру, в этом случае каждая запись связана только с одной записью, находящейся на более высоком уровне.
Такая система хорошо иллюстрируется системой классификации растений и животных. Примером может также служить структура хранения информации на дисках ПК. Главное понятие такой модели уровень. Количество уровней и их состав зависит от принятой при создании БД классификации. Доступ к любой из этих записей осуществляется путем прохода по строго определенной цепочке узлов. При такой структуре легко осуществлять поиск нужных данных, но если изначально описание неполное, или не предусмотрен какой либо критерий поиска, то он становится невозможным. Для достаточно простых задач такая система эффективна, но она практически непригодна для использования в сложных системах с оперативной обработкой запросов.
Сетевые модели были призваны устранить некоторые из недостатков иерархических моделей. В сетевой модели каждая запись в каждом узле сети может быть связана с несколькими другими узлами. Записи, входящие в состав сетевой структуры, содержат в себе указатели, определяющие местоположение других записей, связанных с ними. Такая модель позволяет ускорить доступ к данным, но изменение структуры базы требует значительных усилий и времени.
Реляционные модели собирают данные в унифицированные таблицы. Таблице присваивается уникальное имя внутри БД. Каждый столбец - это поле, имеющее имя, соответствующее содержащемуся в нем атрибуту. Каждая строка в таблице соответствует записи в файле. Одно и тоже поле может присутствовать в нескольких таблицах. Так как строки в таблице не упорядочены, то определяется один или несколько столбцов, значения которых однозначно идентифицируют каждую строку. Такой столбец называется первичным ключом. Взаимосвязь таблиц поддерживается внешними ключами. Манипулирование данными осуществляется при помощи операций, порождающих таблицы. Пользователь может легко заносить в базу новые данные, комбинировать таблицы, выбирая отдельные поля и записи, и формировать новые таблицы для отображения на экране.
Объектно-ориентированные модели применяют, если геометрия определенного объекта способна охватывать несколько слоев, атрибуты таких объектов могут наследоваться, для их обработки применяют специфические методы.
Для обработки данных, размещенных в таблицах необходимы дополнительные сведения о данных, их называют метаданными.
Метаданные - данные о данных: каталоги, справочники, реестры и иные формы описания наборов цифровых данных.