Окрема комірка може містити дані, що належать до одного з таких видів: символьні; числові; формули та функції, а також дати.
Символьні (текстові) данівключають алфавітні, числові і спеціальні символи. Текстові дані вирівнюються за умовчанням по лівому краю комірки.
Числові даніщо неспроможні містити алфавітних і спеціальних символів, лише цифри, т.к. з ними здійснюють математичні операції. Ціла частина числа відокремлюється від дробової знаком кома «,». Числові дані вирівнюються з правого краю осередку.
Формули.Будь-яка формула починається зі знака одно. Після чого йде математичне вираз, що складається з цифр, адрес осередків (посилань) та знаків математичних операцій. Після введення формули завжди активізується кнопка «Enter» на клавіатурі або рядку формул (введення). Посилання у формулі виконують роль адрес осередків, вміст яких використовується в обчисленнях.
За замовчуванням посилання на комірки у формулах розглядаються як відносні. Це означає, що адреси в посиланнях, що містять вихідне дане (операнд), при копіюванні формули з одного осередку до іншого автоматично змінюються.
При абсолютної адресаціїадреси посилань при копіюванні формули не змінюються, отже осередок, яку вказує посилання, розглядається як постійна. Для вказівки абсолютної адресації вводиться символ $. Розрізняють два типи абсолютного посилання: повнаі часткова. При повній абсолютній адресації знак $ ставиться перед ім'ям стовпця, так і перед ім'ям рядка (застосовується клавіша F4) . При частковому абсолютному посиланні вказується знак $ або перед ім'ям рядка (щоб не змінювався рядок під час переміщення або копіювання), або перед ім'ям стовпця (щоб не змінювався стовпець під час копіювання або переміщення).
Опції.Вони є програмою з унікальним ім'ям, для якої користувач повинен задати конкретні значення аргументів функції, що стоять у дужках після її імені. Функції вважатимуться окремим випадком формули, тобто. це залежність однієї змінної від однієї чи кількох змінних. У електронних таблицях можуть бути такі види функций:
− математичні- Виконують різні математичні операції - обчислення логарифмів, тригонометричних функцій і т.д.;
− статистичні- Виконують операції з обчислення параметрів випадкових величин або їх розподілів;
− текстові– виконують операції над текстовими рядками чи послідовністю символів;
− логічні- використовуються для побудови логічних виразів;
− фінансові- використовуються у фінансових розрахунках, наприклад, обчислення амортизації, визначення процентної ставки тощо;
− функції дати та часу тощо.
Всі функції мають однаковий формат запису і включають ім'я функції і перелік аргументів, розділених комами, що знаходиться в круглих дужках.
При створенні формули або функції можуть статися такі стандартні помилки:
##### - числові дані не поміщаються в комірку по ширині, або при обчисленні за формулою з дати віднімається більш пізня;
#ДЕЛ/0 – у знаменники формули знаходиться нульове значення, або посилання на порожню комірку;
#КІЛЬКІСТЬ! – при обчисленні вийшло число, надто велике чи надто маленьке для програми;
#ІМ'Я? – друкарська помилка в імені функції або імені осередку (діапазону);
#ЗНАЧ! – у функції пропущено обов'язковий параметр або як параметр використане посилання на порожню комірку або комірку з даними, тип яких не відповідає типу потрібного параметра.
У комірку ЕТ можна ввести три типи даних:
· Числа, що представляють кількісні величини, і числа, що розглядаються як дати та час. Число як кількісна величина – це послідовність символів, до якої входять цифри, знаки «+» і «-» (на початку послідовності) і кома (або точка) як роздільник цілої та дробової частини. Вони вирівнюються праворуч. Якщо число довше осередку, воно виводиться в експоненційній формі (7,88Е+07) або якщо не міститься в експоненційній формі, то виводяться символи //////// і треба збільшити ширину осередку. Зазвичай введеному числу одночасно присвоюється необхідний формат (форма уявлення числа). За бажання його можна змінити. Для цього служать такі кнопки панелі інструментів Форматування або опції меню Формат / Комірки, вкладка Число. У пам'яті комп'ютера цифри зберігаються з точністю до 15 символів. При виведенні на екран у відповідному форматі вони округляються.
Щоб програма сприймала введені дані як час і дату, потрібно використовувати стандартні формати, наприклад: 10.5.01, сер 98, 25 січ 01, 10 жовт, квітень 99, 15:21, 5:21:04 та ін. EXCEL не робить відмінності між малими та великими літерами та при введенні дат дозволяє використовувати точку (.), косу межу (/) або дефіс (-);
· Формули, які починаються зі знака «=» і використовуються для виконання операцій над вмістом осередків. Наприклад, =A2+C3*F7. Excel дозволяє використовувати на робочому аркуші значення осередків інших робочих аркушів. Наприклад формула = C5*Аркуш1!A1 знаходить добуток осередків C5 поточного листа і першого робочого листа A1.
Розрахунок за формулою відбувається автоматично або при натисканні клавіші F9 (якщо у параметрах книги не встановлена відповідна опція). Миттєвий перерахунок і виведення результату відбувається також при зміні значень входять до формули операндів, як можуть використовуватися адреси осередків, числа і функції. Операнди у формулах з'єднуються між собою знаками арифметичних операцій: ^ (зведення в ступінь), * (множення), / (розподіл), + (додавання), - (віднімання). При обчисленні значення арифметичного вираження операції виконуються зліва направо із дотриманням стандартних правил пріоритету. Змінити порядок розрахунку можна за допомогою круглих дужок;
· Текст - це будь-яка послідовність символів не є числом і не починається зі знака рівності. Він вирівнюється по лівому краю і розташовується по всіх незайнятих правих клітинах. У комірці може бути до 255 символів. Якщо текст у комірку не поміщається, то можна або збільшити ширину комірки (для цього треба стати на лінію, що розділяє заголовки стовпців і перенести її в потрібне місце), або встановити перенесення слів усередині комірки (Формат / Комірки / Вирівнювання та встановити прапорець «Переносити по слів»).
25 Охарактеризувати прийоми роботи з таблицями MS Excel: виділення та копіювання осередків, метод автоматичного заповнення послідовностей. Навести типи адресації осередків
Для виділення потрібної області:
Щоб виділити одну комірку, потрібно клацнути по ній;
Щоб виділити діапазон осередків, потрібно протягнути від верху лівого до потрібного правого кута діапазону. Якщо потрібно виділити несуміжний діапазон осередків, слід утримувати клавішу Ctrl;
Для виділення рядка потрібно натиснути на його номер;
Для виділення стовпця потрібно натиснути на назву стовпця;
Щоб виділити весь аркуш, потрібно клацнути на кнопці на перетині номерів рядків та назв стовпців.
Дії з виділеною областю:
1) Можна помістити в буфер обміну (Правка/Вирізати або кнопка Вирізати).
2) Помістити в буфер обміну без видалення таблиці (Правка / Копіювати або кнопка Копіювати).
3) Вставити з буфера обміну (Правка/Вставити або кнопка Вставити).
Ті ж команди є в контекстному меню, яке з'являється, якщо правою кнопкою миші клацнути на виділеній області.
Для прискорення обчислювальних операцій, а також для створення різних числових, текстових або інших послідовностей у суміжних осередках використовують метод автоматичного заповнення осередків, який виконується за допомогою маркера заповнення – маленького чорного квадратика, що знаходиться у нижньому правому куті виділеного осередку або діапазону осередків. Спочатку в одну або дві комірки (залежно від виду послідовності) вводять початкові значення послідовності, а потім маркер заповнення протягують по комірках, що заповнюються.
Види адрес (посилань) осередків:
Відносна адреса - посилання на комірку, яка змінюється при копіюванні (через буфер обміну або методом автозаповнення) формули, що містить її в інше місце. Наприклад, формула = A1-B1, що знаходиться в комірці С1, при копіюванні в комірку С2 (вниз на один рядок), перетвориться на = A2-B2.
На нашу суб'єктивну думку, це правильно, т.к. Формула це тип даних, а тип інформації, який вказує програмі необхідність здійснення певних команд. До того ж формула сама може повертати результати обчислень у різних типах даних. Також дата, будучи насправді числом, не може набувати негативних значень, тому класифікуватися як число не може.
Ми ж виділяємо 4 основні групи:
- Текстовий;
- Числовий;
- Дата та час;
- Загальна.
До того ж група може включати кілька типів. Щоб побачити їх у книзі Excel, пройдіть по вкладці «Головна», розділ «Число» і натисніть список, що випадає. Так можна швидко задати тип даних для комірки чи діапазону. Щоб поставити його конкретніше, тобто. різні роздільники та варіанти відображення, натисніть на стрілку в нижньому правому кутку того ж розділу або, клацнувши правою кнопкою миші по комірці, виберіть «Формат комірок…».
Дамо короткий опис групам (для більш детального опису пройдіть посилання):
- Текстовий тип (Текстовий тип даних у Excel) – представляє інформацію як текст (рядок). Якщо число записано в комірку з цим типом, то програма вважає його рядком. Хоча з ним можна буде здійснити операції обчислення, застосувати його як число в деяких функціях буде неможливо.
- Числовий тип (Числовий тип даних в Excel) - визначає інформацію як число, внаслідок чого з ним можна проводити будь-які обчислення та застосовувати математичні функції. Також додаток Excel пропонує різні види відображення такого роду інформації.
- Формат дати і часу (Типи даних дата і час в Excel) - представляє інформацію або як дата, або час, або дата і час. За своєю суттю тип дати і часу є лише зручним способом подання числової інформації і тому дозволяє проводити математичні операції з ним. Цей тип може бути негативним.
- Загальний формат даних – використовується, коли не встановлено формат. Програма сама визначить, якого формату відносити ті чи інші дані.
Excel не суворо стосується типів даних і часто усуває можливі помилки. Так, наприклад, якщо скласти число 5 у текстовому форматі з 5 у числовому чи загальному форматі, помилки не виникне через власну конвертацію типів даних програми. Також, якщо рядок перевести у числовий формат, помилки видано не буде. Але в деяких випадках формат має велике значення. Якщо його неправильно застосувати, можуть виникнути помилки типів даних (
Основні типи даних.
У роботі з електронними таблицями можна виділити три основні типи даних: число, текст та формула.
Числа в електронних таблицях Excel можуть бути записані у звичайному чисельному або експонентному форматі, наприклад 195,2 або 1,952Е+02. За замовчуванням числа вирівнюються в комірці праворуч. Це тим, що з розміщення чисел друг під одним зручно мати вирівнювання за розрядами (одиниці під одиницями, десятки під десятками тощо.)
Текстом є послідовність символів, що складається з букв, цифр і пробілів, наприклад запис "45 біт" є текстовим. За промовчанням текст вирівнюються в комірці по лівому краю.
Формула повинна починатися зі знака рівності і може включати числа, імена осередків, функції і знаки математичних операцій. Але до формули не може входити текст. Наприклад, формула =А1+В1 забезпечує додавання чисел, що зберігаються в осередках А1 і В1, а формула =С3*9 - множення числа, що зберігається в осередку С3, на 9.
Наприклад = A1 + B2. При введенні формули в комірці відображається не сама формула, а результат обчислень за цією формулою. При зміні вихідних значень, що входять до формули, результат перераховується негайно.
Формат даних.
Виникає необхідність застосовувати різні формати представлення даних.
За замовчуванням використовується числовий формат, який відображає два десяткові знаки після коми.
Експоненційний формат застосовується, якщо число, що містить велику кількість розрядів, не вміщується в комірці (наприклад 3500000000, записуватиметься в 5,00Е + 09).
Оскільки Excel призначена для обробки числа, важливу роль відіграє правильне налаштування їх формату. Для людини число 10 – це просто одиниця та нуль. З точки зору Excel, ці дві цифри можуть нести зовсім різну інформацію в залежності від того, чи позначає вона кількість працівників компанії, грошову величину, відсоткову частину цілого або фрагмента заголовка "10 провідних фірм". У всіх чотирьох ситуаціях це число має відображатися та оброблятися по-різному. Excel підтримує такі формати:
- - Загальний (General) - призначається автоматично, якщо не вказується формат спеціально.
- - Числовий (Number) – найбільший загальний спосіб представлення чисел
- - Грошовий (Currency) - грошові величини
- - Фінансовий (Accounting) - грошові величини з вирівнюванням по роздільнику цілою та дробовою частиною
- - Дата (Data) - дата чи дата та час
- - Час (Time) - час або дата та час
- - Процентний (Percentage) - значення комірки, помножене на 100 із символом % наприкінці
- - Дробний (Fraction) - раціональні дроби з чисельником та знаменником
- - експоненційний (Scientific) - десяткові дробові числа
- - Текстовий (Text) - текстові дані відображаються так само, як вводяться та обробляються рядки, незалежно від їх змісту
- - Додатковий (Special) - формати для роботи з базами даних та списками адрес
- - Замовний (Custom) - формат, що настроюється користувачем
Вибір формату даних
- 1. Ввести команду Формат-Комірка
- 2. На діалоговій панелі Формат Комірок виберіть вкладку Число.
- 3. У списку Числові формати: вибрати найбільш підходящий формат.
Вкладка Вирівнювання визначається:
- 1. Вирівнювання - спосіб вирівнювання даних в осередку по горизонталі (за лівим або правом краєм, за значенням, по центру виділення, по центру, по ширині, із заповненням) або по вертикалі (по нижньому або верхньому краю, по центру або висоті);
- 2. Відображення - визначає, чи можна переносити в осередку текст, за словами, дозволяє чи забороняє об'єднання осередків, задає автопідбір ширини осередків.
- 3. Орієнтація тексту
Вкладка Шрифт - змінює шрифт, зображення, розмір, колір, підкреслення та ефект тексту у виділених осередках;
Вкладка Кордон - створює рамки (обрамлення) навколо виділеного блоку осередків;
Вид - дозволяє задати зафарбування осередку (колір та візерунок);
Вкладка Захист - керує прихованням формул та блокуванням осередків (заборона редагування даних осередків). Встановлювати захист можна в будь-який момент, але він буде діяти тільки після того, коли введено захист аркуша або книга за допомогою команди Сервіс/Захистити аркуш.